Le value-based procurement – une approche pour des Achats orientés valeur

La tension croissante dans le domaine des achats a conduit à une réflexion approfondie sur la valeur réelle des produits et services achetée, et au développement de nouvelles méthodes. Le Value-Based Procurement (VBP) en est un fruit. Approche nouvelle pour des achats axée sur la valeur plutôt que sur les coûts, elle trouve ses racines dans le passé. Née de la nécessité de surmonter les défis d’approvisionnement pendant la Seconde Guerre mondiale, elle se trouve particulièrement adaptée pour les défis que rencontrent les Achats aujourd’hui.

L’approche par la valeur, une technique des Trente Glorieuses

L’analyse de la valeur, qui est au cœur du Value-Based Procurement, trouve ses origines chez General Electric pendant la Seconde Guerre mondiale. Lorsque des pénuries d’approvisionnement ont affecté la production de turbines, l’entreprise a dû repenser sa façon de faire tourner ses installations. C’est ainsi que l’ingénieur Lawrence Miles a développé une approche novatrice axée sur la valeur des produits et services : le value engineering.

Le value engineering a permis pendant toutes les trentes glorieuses de générer de nombreux gains pour les achats. Mais à partir des années 70, avec la libéralisation et l’internationalisation de l’économie, la réduction des coûts est devenue une priorité majeure pour de nombreuses entreprises et elle a été facilitée par cette internationalisation. Il « suffisait » d’aller chercher un peu plus loin des fournittures moins cher à l’achat pour remplir ses objectifs. Cependant, cette quête incessante d’économies a souvent conduit à négliger la réflexion sur la valeur des produits et services. Les acheteurs se sont concentrés sur la réduction des coûts; c’est ce qui leur était demandé; l’impact sur la valeur globale n’était que rarement prioritaire.

Un renouveau venu de l’achat public hospitalier

Cependant, ces dernières années, la situation tendue sur les marchés conduit les achats à se repenser. Certains secteurs sont plus en avance que d’autres et consacrent plus de ressources sur leur manière de répondre aux nouveaux défis. C’est le cas du secteur hospitalier public, avec le soutien (financier) des pouvoirs publics. C’est ainsi que le value-based procurement a été développé, avec le soutien financier de la Commission européenne.

Le value-based procurement est une approche qui vise à optimiser le rapport entre les bénéfices potentiels et les coûts à supporter pour les obtenir. Il vient enrichir le processus de sourcing stratégique en insistant sur la prise en compte des parties prenantes et de leurs bénéfices potentiels. Cela implique d’identifier toutes les parties prenantes impliquées dans l’achat, telles que les médecins, les patients, les soignants, les experts-comptables, la société dans son ensemble, la sécurité sociale et même les fournisseurs. En prenant en compte ces différentes perspectives, il devient possible d’évaluer et d’optimiser ce rapport bénéfice/coût.

Une approche déployable pour tout type d’achat

La méthode du value-based procurement peut être employée, moyenant quelques adaptations, dans de très nombreux domaines d’achats pour tout type de sourcing. Par exemple, dans le cadre d’un sourcing de chariots élévateurs, elle a démontré de mutliples bénéfices… dont de substantielles réductions des coûts.

Dans ce cas, il s’agissait de renouveler un parc d’une centaine de chariots élévateurs, principalement en location longue durée (LDD), avec une maintenance assurée par un technicien sur site. Le VBP a conduit a proposer une approche alternative au renouvellement de l’achat tel qu’il était pratiqué, basée sur l’achat groupé de nouveaux chariots élévateurs plus ergonomiques et plus confortables. Le calcul du TCO (Total Cost of Ownership) a démontré que les coûts annuels et mensuels en coût complet associés à la location longue durée étaient 10 fois supérieurs aux coûts standards, qui ne prennent pas en compte des éléments tels que l’énergie (eau, électricité), les pièces détachées, les coûts des visites réglementaires, les assurances et les frais administratifs. En optant pour l’achat des chariots élévateurs, ces coûts étaient significativement réduits. En plus des avantages financiers, la méthode VBP a également mis en évidence d’autres avantages importants. Les chariots élévateurs plus ergonomiques ont conduit à une meilleure satisfaction des utilisateurs, une réduction des troubles musculo-squelettiques et une diminution des accidents. De plus, l’utilisation de nouveaux chariots a entraîné des économies d’énergie et une augmentation de la productivité globale.

Au bout d’un an, les résultats étaient encore plus éloquents. Il y a eu une baisse significative des maladies professionnelles, une réduction des risques de mouvements sociaux, une image de marque revalorisée et un niveau de motivation plus élevé au sein de l’entreprise. Ces bénéfices supplémentaires ont clairement démontré l’impact positif de l’approche VBP dans le domaine des chariots élévateurs. Des résultats similaires peuvent se retrouver dans des achats différents dans d’autres domaines d’activité, tel que, par exemple, l’achat d’abonnement de presse dans la banque.

Une opportunité pour toutes les directions Achats

En adoptant une approche axée sur la valeur plutôt que sur le coût initial, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives, tout en améliorant la satisfaction des utilisateurs et en favorisant des conditions de travail plus sûres et plus productives.

Le Value Based Procurement représente un changement fondamental dans les pratiques d’achat car elle demande un travail bien plus chronophage dans les premières phases du sourcing – au moment de recueillir, enrichir et valider les besoins d’achat. En adoptant cette approche, les directions achats peuvent maximiser la création de valeur en prenant en compte non seulement les coûts, mais aussi les bénéfices potentiels pour l’ensemble des parties prenantes. Bien que le VBP ait été initialement développé dans le domaine de la santé publique, il montre également des résultats prometteurs dans d’autres secteurs. En repensant l’impact de leurs achats, les entreprises peuvent véritablement transformer leur approche et atteindre des niveaux de performance plus élevés.

Le value-based procurement offre ainsi de nouvelles perspectives pour les directions achats souhaitant relever les défis actuels de manière innovante et responsable.

Un test rapide pour identifier si votre achat public est innovant

En quelques questions, il est possible de savoir si votre achat peut rentrer dans le dispositif défini par l’article R. 2122-9-1 du code de la commande publique – et peut ainsi déroger aux obligations de publication et de mise en concurrence – après un travail de qualification du besoin, du marché et du potentiel fournisseur bien documenté.

Si vous souhaitez réaliser un achat public innovant – après avoir vérifié qu’il était inférieur à 100.000 euros HT (ou dans le cas d’un lot d’un montant <80k€ HT pour des fournitures ou services innovants, ou <100k€ HT pour des travaux innovants, dans la limite de 20% du montant total du marché), vous devez vérifier qu'il rentre bien dans cette catégorie à l'aide d'un faisceau d'indices s'appuyant sur la qualification de l'innovation à acquérir. En nous appuyant sur le guide pratique de l’achat public innovant, nous vous proposons d’évaluer le caractère innovant de votre achat.
Ceci est une version-test générique et doit être adaptée pour chaque Direction/contexte Achats

La solution permet-elle de répondre à un besoin de façon plus performante (en matière de coûts, qualité, délais, aspects environnementaux et/ou sociaux, etc.) ?

La solution existe-t-elle sur le marché ?

Faut-il adapter la solution existant à nos besoins ?

Quel serait l'impact de l'innovation visée ? (plusieurs réponses possibles)

Dans quelle mesure le futur fournisseur peut être considéré comme innovant ? (plusieurs réponses possibles)

La confiance inter-entreprises

Qu’est-ce que la confiance dans le BtoB – une entrée du dictionnaire filmé du management proposé par la FNEGE. Qui permet de répondre ensuite à la question de comment construire un climat de confiance avec son client / son fournisseur. Puis de comment la garder et la renforcer. Ou ne pas la perdre.

Surtout un point sur ce qui fait la confiance, la confiance étant un socle nécessaire à la performance de toute relation client-fournisseur. Et cette confiance se construit dès les premiers échanges, puis s’entretient au quotidien.

Une relation de confiance au premier regard

Dans le cadre du Lab Pareto, think do tank dont l’objectif est la création d’emplois à travers de meilleures relations grand groupe – PME, nous avons réalisé un guide à l’usage des futurs clients/fournisseurs : il s’agit de lister les grands thèmes à aborder lors du premier échange formel dans l’optique de construire une relation équilibrée.

Ce vademecum a été construit afin de ne pas oublier les éléments qui font que deux entreprises sont capables d’échanger de manière constructive. L’idée centrale est qu’en sortant de l’entretien, chacun soit en capacité de comprendre l’autre, ses objectifs et son fonctionnement.  A travers cette compréhension, il s’agit de pouvoir enclencher 3 mécanismes qui fondent la confiance :

  • la connaissance de l’autre et à la reconnaissance de ses compétences managériales et techniques,
  • des normes communes, un langage partagé
  • un calcul de (ses) intérêts (positifs ou négatifs) à s’engager dans une relation d’affaires / d’innovation

La version pdf du « kit de confiance » est téléchargeable sur le site de la Médiation des relations inter-entreprises. Ce kit a été réalisé avec la Médiation, la CDAF, le CJD et l’UGAP.